Monday, May 16, 2011

HOME » , » 5 Langkah Dalam Menyelesaikan Masalah

5 Langkah Dalam Menyelesaikan Masalah

I.MAKNA MASALAH
Apakah masalah itu? masalah adalah kesenjangan atau perbedaan, antara kenyataan dan keharusan. Timbulnya kesenjangan ini mengakibatkan munculnya berbagai keadaan lainnya yang sangat mengganggu keberlangsungan kegiatan dan untuk selanjutnya mengganggu organisasi. Masalah timbul karena adanya perubahan yang terjadi pada sifat, mekanisme, keadaan, sesuatu kebiasaan sehingga menghasilkan akibat yang tidak diinginkan. Masalah akan semakin besar jika tidak ada kesadaran dari lingkungan terhadap keberadaan masalah. Masalah timbul karena tidak berjalannya keadaan ideal, kurang atau lebihnya kemampuan orang, tidak adanya disiplin, dll.

Masalah perlu segera diselesaikan agar tidak menimbulkan akibat akibat lain pada hal hal atau keadaan yang sangat mudah dipengaruhinya. Berdasarkan pada skala prioritasnya masalah dapat dibagi menjadi :
  1. Sangat mendesak; jika tidak segera diselesaikan menimbulkan akibat yang sangat parah
  2. Mendesak; masalah yang sangat perlu untuk diselesaikan
  3. Berpotensi menimbulkan masalah; masalah yang tidak nampak, hanya akan nampak jika telah terjadi dan berakibat pada kejadian yang dapat dilihat langsung.
  4. Dapat ditunda; masalah yang secara langsung tidak berhubungan dengan keadaan yang diinginkan.
Masalah yang mendesak diselesaikan, diputuskan lebih dahulu daripada masalah yang dapat ditunda, agar keputusan strategis dan juga menghemat penggunaan sumberdaya dalam pelaksanaannya.

Bagaimana Menyelesaikan masalah. Untuk dapat menyelesaikan masalah kita perlu mengetahui sejak awal keadaan dari masalah tersebut. Sistematika dalam mendefinisikan masalah juga akan bermanfaat untuk menghilangkan masalah semu dan menemukan masalah sesungguhnya. Untuk menyelesaikan masalah dimulai dari mengambil keputusan, keputusan harus diambil karena adanya beberapa perbedaan dalam tatacara menyelesaikan masalah. Salah satu tindakan pemimpin adalah memutuskan dalam artian mengambil keputusan yang terbaik dalam batasan waktu yang tersedia. dan salah ada beberapa hal yang harus dilakukan sebelum melakukannya, yakni dengan cara 5 Langkah Dalam Menyelesaikan Masalah.

II. UNSUR-UNSUR TERPENTING DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan dilakukan, diambil oleh seorang pemimpin, oleh eksekutif. Keputusan tersebut harus diambil karena :
1.      Suatu situasi yang mengharuskan atau tampaknya mengharuskan diambilnya suatu tindakan.
2.      Desakan waktu yang tercipta akibat keadaan yang memburuk.
3.      Tidak adanya informasi yang lengkap.
4.      Ketidakpastian (dibayangi oleh resiko untuk setiap keputusan yang diambil).
5.      Kemungkinan dideritanya konsekuensi yang berat jika keputusan yang diambil keliru.
6.      Kemungkinan didapatnya keuntungan jika keputusan yang diambil itu efektif.
7.      Adanya dua atau lebih alternatif untuk bertindak.

III. HAMBATAN MENTAL DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
  1. Penyakit jenius.
Kelompok “pemikir” dan bukan “pelaksana” untuk mengambil tindakan yang bersifat memutuskan biasanya mengalami kesulitan.
  1. Dorongan
Kebalikan dari Penyakit Jenis di atas. Kelompok yang merasa selalu mendorong untuk membuat keputusan, mengambil tindakan, yang seringkali terburu nafsu dan kurang matang pertimbangannya
  1. Kecemasan memikirkan akibat
Kelompok yang merasa cemas dengan situasi pengambilan keputusan. Mereka merasa takut secara berlebihan jangan-jangan “salah duga” dan cenderung melebih-lebihkan konsekuensi dari suatu keputusan yang kurang sempurna.

  1. Berdiam diri.
Kelompok yang merasa enggan untuk bertindak yang berlatar belakang ketidaksadaran dan bukan karena rasa antipati untuk bertindak. Gejalanya nampak dalam bentuk keengganan, kecenderungan untuk berlambat-lambat. Tetapi berbeda dengan “kecemasan memikirkan akibat” orang yang menderita kesulitan ini tidak tampak disarati oleh rasa cemas.

Sebaiknya dengan semua penyakit di atas, eksekutif yang “mental sehat” menemukan kegembiraan tertentu dalam pengambilan keputusan. Ia mendekati proses ini dengan penuh semangat disertai perasaan bahwa keputusan yang diambil akan sama baik yang keputusan orang lain.

IV. DASAR-DASAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Sebelum pengambilan keputusan dilaksanakan perlu diperhatikan pertanyaan sebagai berikut :
-       Apakah anda yang harus mengambil keputusan?
-       Jika tidak maka ;
-       Apakah anda mempunyai wewenang ?
-       Jika ya, maka anda delegasikan, sebaliknya jika tidak berwenang, harus orang lain yang mengambil keputusan .
-       Jika anda harus mengambil keputusan, maka Anda dapat menggunakan metode di bawah ini.
Metode pengambilan keputusan secara berurutan terdiri dari lima langkah berikut (five-step problem solver) : 5 Langkah PENGAMBILAN KEPUTUSAN

No
Tahapan
Keterangan
1
Analisa dan identifikasi situasi

2
Penentuan alternatif pemecahan; mencari, mengembangkan, dan mendata alternatif

3
Bandingkan semua alternative

4
Pemilihan, penentuan alternative terbaik

5
Implementasi dan Pengawasan pelaksanaan


1.      Analisa masalah : Analisa dan identifikasikan situasinya
a.             Identifikasi masalah
·         Mendata masalah-masalah yang terjadi
·         Menyatukan, dengan menghubungkan masalah yang memiliki hubungan sebab – akibat
·         Menentukan masalah inti dan penyebabnya/akarnya
b.            Identifikasi potensi; mencermati dan mendata sumber daya yang ada
c.             Analisa dan identifikasikan situasinya. Anda harus menjelaskan situasi yang sedang anda usahakan pemecahannya. Kadang-kadang langkah ini sederhana sekali. Misalnya, mungkin ada satu lowongan dalam staf anda. Anda ingin mengangkat salah satu dari bawahan Anda ke dalam jabatan ini. Anda harus membuat satu keputusan, memilih salah seorang dari mereka. Kadangkala ada pula situasi yang tidak jelas ini. Misalnya suatu departemen yang berada dibawah wewenang anda ternyata tidak berjalan lancar. Sebelum anda membuat suatu keputusan untuk memperbaiki keadaan ini, anda harus mempertimbangkan terlebih dahulu keadaannya waktu ini, menyelidiki apa yang salah, dan mengapa demikian, sebelum anda melanjutkan melangkah.
d.            Identifikasi tujuan dari keputusan yang akan diambil

Dalam organisasi mungkin ada beberapa masalah, sebagai hasil dari identifikasi masalah. Carilah akar masalah, jika telah ditemukan,pecahkanlah dengan melangkah ke langkah ke 2. Namun adakalanya muncul beberapa masalah, maka pilihlah salah satunya saja untuk diselesaikan.
Pertimbangan dalam penetapan prioritas masalah untuk diselesaikan :
·            Menyangkut kepentingan orang banyak
·            Mendesak untuk segera diatasi
·            Tersedianya potensi dan sumber daya
·            Tingkat keberhasilan untuk dipecahkan cukup besar
·            Merupakan masalah mendasar
·            Dapat diselesaikan pada waktu yang tersedia 

2.      Penentuan alternative pemecahan; mencari, mengembangkan dan mendata alternatif
Dalam pengambilan keputusan paling sedikit ada dua kemungkinan bertindak, yaitu mengambil tindakan atau tidak bertindak, atau diam. Dalam berbagai kasus, kemungkinan ini lebih banyak lagi. Oleh karena itu sebelum menentukan pemecahan masalah, kembangkan lebih dahulu alternatifnya. Mengembangkan alternative dengan :
  • Menentukan kriteria pemecahan yang baik
  • Mendaftar alternatif-alternatif pemecahan sebanyak mungkin


Contoh alternatif; misalnya; dalam rangka mengisi lowongan dalam staf eksekutif, anda mempunyai beberapa alternatif, yaitu :
a.       Membiarkan tetap lowong
b.      Mencari pekerja dari luar perusahaan
c.       Mengangkat orang yang paling mengetahui tentang tugas, pekerjaan atau jabatan yang lowong ini
d.      Mengadakan semacam ujian yang memungkinkan Anda untuk menilai kualifikasi calon-calon yang melamar untuk lowongan ini
e.       Meminta bantuan sukarelawan
Pada tahap ini belum diperlukan mengevaluasi alternative yang ada

3.      Membandingkan alternative; membandingkan semua alternatif
Kemungkinan eksekutif memiliki satu alternatif saja, yang menjanjikan suatu keberhasilan seratus persen itu hanya sedikit sekali. Biasanya setiap alternatif memiliki kelebihan dan kekurangan. Alternatif yang Anda sendiri mungkin menggunakan biaya yang sangat besar. Atau anda kekurangan orang untuk melaksanakannya jika keputusan ini penting sekali dan bersifat menentukan. Sediakanlah waktu untuk menuliskan keuntugan dan kelemahan dan tiap-tiap Alternatif yang ada.

Nilailah Resikonya; dalam pengambilan keputusan biasanya yang dihadapi ialah suatu situasi dimana setiap Alternatif yang anda pertimbangkan mengandung faktor ketidakpuasan sebab jarang sekali terjadi. Anda memiliki informasi yang lengkap mengenai situasi yang sedang anda hadapi, anda tidak pernah merasa yakin bahwa keputusan yang anda ambil akan memberikan keputusan seratus persen.
Dengan demikian dalam mempertimbangkan alternatif, pentinglah memberi nilai pada tingkat resiko yang dikandung oleh masing-masing alternatif ini jelas nilai yang diberikan harus merupakan taksiran. Namun taksiran ini harus merupakan bagian dari pertimbangan yang memungkinkan anda untuk memilih alternatif yang paling menguntungkan. Dalam menilai resiko ini. Anda dapat memakai prosentase (%) atau sistem penilaian lainnya yang anda sukai. Misalnya memberi nilai dari 1 – 10.

4.      Pemilihan alternative terbaik
Untuk memilih alternative yang terbaik memang sulit, tetapi jika langkah yang sebelumnya telah dilaksanakan dengan teliti, ada kemungkinan bahwa Alternatif yang paling baik akan kelihatan dengan sendirinya. Tetapi masih ada kemungkinan lainnya :
a.          Tidak ada satupun alternatif yang dapat diterima
b.         Terdiri dua alternatif yang lebih
c.          "Faktor Sumber" dapat mengubah keputusan anda

Dalam memilih alternatif perlu diperhatikan;
a.          Alternatif yg dipilih mempunyai nilai manfaat/kekuatan paling tinggi&kelemahan paling rendah
b.         Alternatif yg dipilih mempunyai peluang besar untuk berhasil
c.          Alternatif yg dipilih diterima oleh berbagai pihak dan didukung
d.         Alternatif yg dipilih dapat dilaksanakan

Jika menghadapi masalah yang besar (Departemental), anda dapat mempermudah dengan memilih dari beberapa alternative, usahakan menjadi dua alternative saja, dengan cara :
-       Tentukan sasaran anda
-       Pastikan bahwa anda memiliki semua fakta yang ada, paling tidak anda tahu dimana mendapatkannya
-       Carilah perbandingan di departemen (perusahaan) lain, dalam permasalahan atau pengalaman yang sama, jika dapat
-       Bertanyalah pada lembaga (Asosiasi) dagang dengan releven mengenai suatu peraturan
-       Buatlah daftar lengkap mengenai semua alternatif yang mungkin dilaksanakan
-       Periksalah lagi hasil yang anda inginkan (sasaran) dan pilihlah alternative yang mungkin
-       Pilih salah satu atau gabungan dari dua alternatif dan laksanakan

Ada juga cara lain dalam menganalisa dari setiap alternatif dengan kriteria pemecahan yang telah ditetapkan, misalnya dengan analisa SWOT

5.      Pelaksanaan alternative terpilih (Implementasi dan Pengawasan)
Setelah membuat keputusan, anda harus melaksanakannya. Anda, atau seorang bawahan, harus mencari tenaga kerja, sumberdaya lain yang dibutuhkan untuk menjalankan keputusan ini.
Mungkin tekanan pada hal yang terakhir ini berlebihan atau tidak perlu. Tetapi kenyataannya banyak keputusan gagal mencapai hasil, atau keputusan ini diikuti pelaksanaan yang demikian buruk sehingga sekalipun keputusannya itu baik sekali, tetapi hasil-hasil yang dicapainya hanya sedang-sedang saja.

Pendek kata, suatu keputusan yang dilaksanakan dengan bersemangat dan keyakinan dapat memberikan hasil yang sangat berbeda, misalnya : cara mengkomunikasikan keputusan yang dapat menyentuh atau bahkan membakar perasaan orang sudah merupakan fator yang penting, sehingga orang itu akan melaksanakan rencananya dengan sangat efektif

Implementasikan Keputusan dengan langkah manajemen POACE secara lengkap. Buatlah perencanaan keputusan, pelaksanaan rencana yang telah dibuat, Pengawasan terhadap pelaksanaan dan evaluasi secara tertib

V. PENGAKUAN ATAS KETIDAKPASTIAN
Untuk memastikan pilihan keputusannyanya, Eksekutif dapat memanfaatkan kedua bantuan ini setelah membuat keputusan :
a.         Jalan percobaan
Dalam beberapa kasus ada kemungkinan untuk mencoba dahulu keputusannya sebelum dilaksanakan sepenuhnya. Misalnya, seorang pimpinan telah memutuskan untuk menggunakan bungkus tertentu pada salah satu produknya, ia menjalankan percobaan pembungkusan dengan cara ini dan mengujinya dalam sau pasar yang terbatas. Jika hasil memuaskan rencananya diteruskan. Jika tidak, ia dapat meninjau kembali keputusannya.

b.         Keluwesan
Kita dapat mengembangkan suau keputusan dengan langkah bercabang. Misalnya, seoran pimpinan mengatakan " Marilah kita pergunakan metode pendidikan A terhadap kelompok -10 orang yang satu, dan metode pendidikan B terhadap kelompok -10 orang lainnya. Kemudian kita bandingkan hasilnya, dan kita pergunakan metode yang memberikan hasil terbaik terhadap semua tenaga yang akan kita didik".

VI.  PELAKSANAAN KEPUTUSAN
Untuk pelaksanaan suatu keputusan ada beberapa pertimbangan pokok yang harus dibuat.
a.         Keikatan (Komitmen)
Anda telah mengambil suatu keputusan. Anda harus maju terus mengikuti jalan yang telah digariskan tanpa ragu-ragu atau kebimbangan lebih lanjut. Sekali setelah diputuskan untuk mengambail cara bertindak tertentu. Orang-orang lain yang terlibat di dalamnya harus bersedia menyingkirkan semua keraguan serta kecondongan untuk bertindak yang lain dan sebagainya.

b.         Pengumuman
Dalam beberapa kasus cara penyampaian keputusan kepada staf dan seluruh pegawai perusahaan dapat memberikan hasil yang berbeda. Jika keputusan dinyatakan dengan penuh kepastian, keyakinan, dan optimisme, kemungkinannya untuk berhasil menjadi berlipat ganda dibandingkan dengan bila disampaikan dengan keragu-raguan kebimbangan, kemuraman dan pesimisme.

c.          Personalia
Dalam mempertimbangkan personalia pelaksanaan suatu keputusan ini, kita dapat memikirkan bukan saja jumlahnya tetapi juga mutunya.
Mungkin anda cukup mempunyai banyak orang untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Tetapi pastikanlah mereka juga memiliki keahlian, pengalaman, inisiatif dan seterusnya utnuk mencapai tujuan yang telah digariskan. Dan dalam beberapa situasi tertentu, eksekutif makin lama makin menugaskan sekelompok kecil orang (dan bukan satu orang saja), untuk melaksanakan keputusan tanyalah diri sendiri "Apakah suatu tim yang terdiri dari dua atau tiga akan dapat melaksanakan tugas dengan lebih baik daripada jika hanya ditangani oleh satu orang saja?"



Artikel Terkait LAH:

2 comments:

  1. Broker Terbaik – Dapatkan Banyak Kelebihan Trading Bersama FBS,bergabung sekarang juga dengan kami
    trading forex fbsindonesia.co.id
    -----------------
    Kelebihan Broker Forex FBS
    1. FBS MEMBERIKAN BONUS DEPOSIT HINGGA 100% SETIAP DEPOSIT ANDA
    2. SPREAD DIMULAI DARI 0 Dan
    3. DEPOSIT DAN PENARIKAN DANA MELALUI BANK LOKAL Indonesia dan banyak lagi yang lainya

    Buka akun anda di fbsindonesia.co.id
    -----------------
    Jika membutuhkan bantuan hubungi kami melalui :
    Tlp : 085364558922
    BBM : D04A8185

    ReplyDelete
  2. Broker Terbaik – Dapatkan Banyak Kelebihan Trading Bersama FBS,bergabung sekarang juga dengan kami
    trading forex fbsindonesia.co.id
    -----------------
    Kelebihan Broker Forex FBS
    1. FBS MEMBERIKAN BONUS DEPOSIT HINGGA 100% SETIAP DEPOSIT ANDA
    2. SPREAD DIMULAI DARI 0 Dan
    3. DEPOSIT DAN PENARIKAN DANA MELALUI BANK LOKAL Indonesia dan banyak lagi yang lainya

    Buka akun anda di fbsindonesia.co.id
    -----------------
    Jika membutuhkan bantuan hubungi kami melalui :
    Tlp : 085364558922
    BBM : D04A8185

    ReplyDelete

Salam Ukhuwah, setelah baca tulisan Insan Cita Kom. LAH jangan lupa tinggal jejak dengan berkomentar di bawah ini yah kawan. YAKISA, Yakin Usaha Sampai.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...